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園職員向け 使い方ガイド

動画の登録・公開と保護者の管理の手順です。スマートフォンからも操作できます。

最初にお読みください：アップロードした元動画は、公開期間が終わるまで園でも必ず保管してください。サーバー障害時は園の元データから再登録していただく前提で運用しています。

1. アカウントの種類

施設管理者（園長）

動画の操作に加えて、クラス管理・保護者管理・職員管理・Web受付の設定ができます。2段階認証の登録が必要です（登録から14日間の猶予があります。はじめかたは下記）。

職員

動画のアップロード・編集・公開・削除と、視聴状況の確認ができます。クラス・保護者・職員の管理はできません（施設管理者の担当です）。2段階認証は任意です。

日々の動画アップロード・公開は「職員」権限でできます。保護者やクラスの登録・変更が必要なときは、施設管理者（園長）のアカウントで行ってください。

2段階認証のはじめかた

ログイン時にパスワードに加えて、スマートフォンのアプリに表示される6桁の数字を入力する仕組みです。 パスワードが誰かに知られてしまっても、スマートフォンが手元にない第三者はログインできません。 大切な園児の動画を守るため、施設管理者にはお願いしています。

スマホは園に1台だけ

それで大丈夫です。園の共有スマートフォンに認証アプリを入れて運用できます。個人の端末を使う必要はありません。

アプリはどれを入れる？

「Google認証システム（Google Authenticator）」が無料で確実です。App Store / Google Playで検索してください。Microsoft Authenticator等でも使えます。

スマホを機種変更する

変更前に、新しいスマホの認証アプリで登録し直すのが確実です（アカウント画面で一度解除→再登録。解除できない場合は運営がリセットします）。多くの認証アプリには引き継ぎ機能もあります。

スマホをなくした

保管しているリカバリーコードを1つ入力するとログインできます。それも無い場合は運営（株式会社エリアドライブ）へご連絡ください。本人確認のうえリセットします。

メールアドレスが園に1つしかないとき

アカウントは1つのメールアドレスにつき1つです。園の代表メールしかない場合は、次の方法があります。

Gmailの「+」を使う

Gmailは hoikuen+tanaka@gmail.com のように「+名前」を足しても同じ受信箱に届きます。この書き方でスタッフごとに別アカウントを作れます（招待メールも代表メールに届きます）。

スタッフの個人メールを使う

メールアドレスはログインと通知にしか使いません。個人のメールアドレスでも差し支えありません。

なお、1つのアカウントを複数人で共有する運用は、パスワード変更や操作記録の面でトラブルのもとになるため、おすすめしません。

2. 導入時の流れ

保護者の登録はWeb受付がおすすめです

園がメールアドレスの名簿を作らなくても、保護者が自分で申し込める仕組みがあります。 保護者管理画面の「Web受付の設定」で合言葉を決めて、案内URLかQRコードをおたよりに載せるだけです。

合言葉が漏れても動画は見られません（園が承認した方だけが利用できます）。 心当たりのない申し込みは却下してください。却下すると申請データは削除されます。

保護者のCSV一括登録

1行に「保護者氏名,メールアドレス,クラス名」の形式で並べたCSVファイルを取り込めます（メールは保護者本人のもの。クラスにメールアドレスは登録されません）。

name,email,class_name
山田花子,parent1@example.com,ひよこ組
鈴木一郎,parent2@example.com,うさぎ組

• 氏名とメールアドレスは必須です（氏名は園内で保護者を識別するために使います）
• クラス名は省略できます。指定する場合は先に「クラス」画面で作成しておいてください（未登録名はエラー行として表示されます）
• Excelで保存したCSVもそのまま取り込めます
• 未登録の方には招待メールが送られ、登録済みの方は氏名・クラスの紐付けが更新されます

3. 動画のアップロードと公開

• 送信中はモーダルに進捗率、送信済み容量、残り時間の目安が表示されます。100%になるまでは画面を閉じないでください
• 通信が途切れると、受信済みの位置を確認して自動で再開します。画面を閉じた場合も、同じ動画を選び直すと続きから送信できます
• 100%のあとに、動画の形式、長さ、保存容量を確認します。「アップロードを受け付けました」と表示されたら画面を閉じて構いません
• 受付後は配信用の変換が自動で進みます。この時点では保護者へ公開されていません
• 準備ができると、アップロードした方へメールが届きます（失敗した場合もメールでお知らせします）。メールのリンクからそのまま公開設定に進めます
• 「エラー」のときは動画編集画面の「変換を再試行する」を押してください

配信先のちがい

• 公開開始を未来の日時にすると公開予約になり、時刻になると自動公開されます
• 公開期間は最長90日です。終了後、保護者は視聴できなくなり、7日後にファイルが完全削除されます
• 「この動画を削除する」は通常の一覧から取り下げる操作です。保管箱の対象者がいなければ、ファイルも24時間以内に削除されます。元に戻せません
• 保管箱（保護者向けオプション・月330円税込）を申し込んだ保護者がいる場合、その保護者は公開終了・通常の削除・園の閉鎖後も年度末（3月31日）まで対象動画を視聴できます。閉鎖後は、その保護者が閉鎖時点で見られた動画だけを専用の一覧に残します。ダウンロードはできず、園に費用はかかりません
• 撮影・配信への同意が撤回されたときや、権利上の問題があるときは、施設管理者が「保管箱からも完全削除」を使います。実行には直近の本人確認が必要です。実行するとすべての視聴をすぐに止め、ファイルを24時間以内に削除します
• 「動画」と「視聴状況」の一覧では、サムネイルの横にある「再生」を押すと、その場で動画を確認できます

保存容量の目安

アップロードされた動画は、配信用に720pへ変換して保存します。プランの保存容量は変換後のサイズで数え、目安は1分あたり約10MBです。

• 元ファイルの大きさとは別です。スマートフォンで1080p・30fpsで撮った5分の動画は300〜500MBありますが、保存されるのは変換後の約49MBです
• 容量は使い切りではありません。公開から90日で視聴が終わり、その7日後に削除されるため、古い動画が消えれば容量は空きます。表の数字は同時に置いておける量です
• いっぱいになったときは、公開の終わった動画を削除するか、「料金・お支払い」から上位プランへの変更、容量追加（＋3GB・月800円）ができます。使用量と残りは同じ画面で確認できます
• 普段の撮影は1080p・30fpsがおすすめです。4Kや60fpsは元ファイルが大きくなり、送信に時間がかかります

4. 保護者の管理

• クラス変更 — チェックを付け替えて「クラス保存」
• 停止 — 押した瞬間から動画を再生できなくなります（退園時など）。「再開」で戻せます
• 招待メールの再送・取り消しは「招待済み（未登録）」の一覧から
• 保護者のメールアドレスは、園の画面では ta***@example.com のように一部を伏せて表示します。どの家庭かは保護者氏名で見分けてください
• Web受付では、兄弟姉妹が別クラスにいる保護者が複数のクラスを選んで申し込めます。承認前に、申請されたクラスを名簿と照合してください

受付ページのURLは「新しいタブで開く」で確認できます。QRコードはクリックすると画像を保存でき、印刷しておたよりに載せられます。CSV一括登録では「サンプルCSVをダウンロード」から見本を入手できます。

年度の切り替え（進級・卒園）＝施設管理者のみ

年度切替日の初期設定は3月31日です。卒園式などの動画を新年度もしばらく配信する場合は、保護者管理画面で4月30日まで延ばせます。 設定日の終了後、前年度までの動画は自動的に削除され、元に戻せません。撮影日のない動画はアップロード日を基準にします。

毎年クラスが変わるときは、保護者管理画面の一番下「年度の切り替え（保護者の一括削除）」で、この園の保護者をまとめて削除できます。 確認のため園名の入力を求めます。削除すると視聴・クラスの紐付け・未使用の招待・Web申し込みが消え、元に戻せません。 新年度はクラスを整えてから、Web受付やCSVであらためて保護者を登録してください。

保管箱を利用中の保護者がいる間は、年度の切り替えによる一括削除を行えません。保管期限を過ぎてから手続きしてください。園そのものの利用を終了するときは、アカウント画面の「園の利用を終了する」から閉鎖できます。閉鎖後は職員の操作を止め、購入者ごとの保管動画だけを期限まで残します。 閉鎖の直前には、認証アプリのコード、リカバリーコード、登録済みパスキーのいずれかで本人確認が必要です。 認証方法を登録・変更した直後は、24時間経ってから閉鎖手続きを行ってください。

5. 職員の管理（施設管理者のみ）

「職員」画面から、職員の招待・権限変更（職員⇔施設管理者）・停止ができます。自分自身の権限変更・停止はできません。

6. 視聴状況

「視聴状況」画面では、動画ごとの視聴者数・再生開始回数・お気に入り登録数を確認できます。一覧の「再生」で動画を確認でき、動画名を開くと、視聴した保護者の氏名、所属クラス、保護者ごとの視聴回数、お気に入り登録の有無、初回と最終の視聴日時も表示します。

視聴は、保護者が再生ボタンを押した時点の記録です。最後まで再生したかどうかは判定しません。30分以内に同じ動画を再び再生した場合は、1回にまとめます。

7. 困ったとき

アップロードが止まった

画面を開いたままなら自動で接続し直します。自動再開できない場合は回線を確認し、モーダルの「続きから再開する」を押してください。画面を閉じた場合は、同じ動画を選び直して「アップロードを開始する」を押すと続きから送信します。

容量不足と表示される

運営に自動通知されています。復旧までお待ちください。

保護者が見られない

①クラスと配信先の一致、②公開期間内か、③停止状態でないか、を確認してください。

2段階認証の端末を紛失

登録時のリカバリーコードでログインできます。無い場合は運営へご連絡ください。